Vill du att din dator ska fungera för dig när du är på semester? Du kanske inte kan få honom att göra alla uppgifter, men det kan hjälpa dig att vila lugnare. Om du åker på en resa (något ganska vanligt vid denna tid på året) kanske du vill meddela dem som skickar e-postmeddelanden automatiskt. På det här sättet, när de skickar ett meddelande till dig, kommer de att få ett svar med den text du väljer. Men det kan vara ungefär som " Jag är ute på semester fram till idag" ¦ Under tiden kan du kontakta "¦ "
Tja, det tar några minuter att göra det. Men på detta sätt kan du njuta av resten med lugnet att lämna allt bundet och väl bundet. Följ bara nästa steg ”¦
Om du arbetar i ett företag som har en avancerad e-posttjänst har du kanske ett alternativ som redan har skapats för detta ändamål. Med det mest populära e-postprogrammet, Microsofts Outlook, finns det här alternativet i Verktyg-menyn och kallas "Out of Office Assistant." Om så är fallet är processen mycket enklare och automatisk.
Om detta alternativ inte visas i menyn Verktyg kan du också njuta av det. Även om det i detta fall bör klargöras att meddelandet bara skickas automatiskt när du laddar ner e-post från Outlook och på samma dator som du har programmerat det.
Innan du lämnar måste du följa följande steg för att skapa detta automatiska svar:
1) Skriv det automatiska svarsmeddelandet . Du skapar ett nytt meddelande (välj Nytt i verktygsfältet eller skriv Ctrl + U) och skriv både ämnet och brödtexten som kommer att skickas till alla personer som skriver till dig under din frånvaro. Vi kan till exempel sätta något i stil med ” Från 1 augusti till 15 augusti är jag ute på kontoret för semester. Av denna anledning har jag begränsad tillgång till min e-post. Om det är en brådskande fråga, vänligen kontakta Herr Pérez på telefon XXX eller via e-post "¦ "
När meddelandet är skrivet (glöm inte att sätta ett ämne, som "automatiskt svar" "frånvarande för semester") spara ändringarna. Detta meddelande går till mappen Utkast. Öppna den mappen, välj meddelandet (öppna det inte, välj det bara med vänster musknapp) och gå till Arkiv-menyn och välj "Spara som" ¦ "
En dialogruta visas där du kan välja ett filnamn och tillägg. Välj ett namn som du kommer att komma ihåg senare. Det är viktigt att du väljer "Outlook-mall" i alternativet "Spara som typ". Du ger det för att spara och går till nästa avsnitt.
2) Skapa en regel i ditt e-postprogram . En regel är ett automatiskt beteende som programmet utför när det tar emot eller skickar ett visst meddelande. Detta fungerar för detta trick, men också för många andra möjligheter. Radera eller spara till exempel automatiskt meddelanden från en person eller med en viss text i ämnet i en mapp.
Välj "Regler och varningar" på menyn Verktyg. Tryck på knappen "Ny regel" och välj följande alternativ "Starta från en tom regel" och "Kontrollera meddelanden när de anländer". Klicka på Nästa.
I steg 1 måste vi välja villkoren. Vi kommer att förklara villkoren för att välja så att meddelandet når hela världen, men om du bara vill skicka denna helgdag till vissa människor, välj bara andra alternativ för att anpassa processen. Välj "där mitt namn är i rutan Till eller CC" och klicka på Nästa. I det andra fönstret väljer du "svara med en specifik mall". Och klicka på frasen "en specifik mall" för att sedan välja den mall du just skapade. Om det inte visas i fönstret väljer vi "Användarmallar i filsystemet" i rullgardinsmenyn "Sök i".
Klicka på Öppna och sedan på Nästa för att gå till undantagsfönstret. Här kan du anpassa några undantag baserat på många variabler. När du är klar klickar du på Nästa. Tilldela slutligen ett namn till regeln och välj att aktivera det nu eller inte. Om du fortfarande inte vill aktivera det kan du göra det senare. Klicka slutligen på Slutför.
3) Vi ska på semester . Nu är det dags att aktivera regeln du just skapade. Gå tillbaka till Verktyg-menyn och välj "Regler och varningar". Den skapade regeln ska visas här. För att aktivera det, välj det bara i rutan till vänster om regeln. Tryck på OK och ta resväskorna. Från och med nu, när du ansluter till e-postmeddelandet, kommer du automatiskt att skicka semestermeddelandet till alla som skriver dig på dessa datum.
Läs mer om hur du använder Out of Office Assistant på den här sidan från Microsoft.