Om du använder din Gmail-e-post för både arbete och personliga frågor är din inkorg sannolikt en röra. När vi använde Outlook var vi vana vid att skapa mappar och fler mappar för att hålla våra meddelanden väl klassificerade.
Faktum är att det gav oss en känsla av att det med Gmail är svårare att organisera. Men i verkligheten är det inte så. Googles e-postmeddelande har ett stort antal verktyg som kan hjälpa oss (och mycket) att hålla posten i ordning .
Idag vill vi ge dig några tips. Så att din Gmail- inkorg slutar bli din värsta mardröm . Låt oss gå dit!
Anpassa din inkorg
Under en tid nu erbjuder Gmail oss möjligheten att klassificera meddelanden via flikar. Detta är ett mycket viktigt alternativ, eftersom det (slutligen) lämnar meddelandena som motsvarar prenumerationer, erbjudanden och andra reklamfläckar åt sidan. Och det gör exakt detsamma med aviseringar för sociala nätverk och andra tjänster som du prenumererar på.
Det första du bör göra är att aktivera dessa flikar. Om du redan har dem har du möjlighet att lägga till fler. Och för att göra detta behöver du bara trycka på Mer-knappen längst till höger om facket. Du kommer att se att du kan välja följande: Main, Social, Promotions, Notifications and Forums .
Men du kan fortfarande anpassa din inkorg ytterligare. Och hjälpa dig genom att markera de meddelanden som är viktigast. Klicka på den lilla pilen i alternativet Inkorg för att välja vilken typ av inkorg du vill ha .
Välj att se det viktigaste eller det olästa först för att organisera dig efter dina behov . På det här sättet kommer inget annat e-postmeddelande att gå förlorat i limbo.
Använd färgade etiketter och stjärnor
Har du någonsin använt färgade etiketter och stjärnor? Du hittar etiketterna som standard och du kan skapa dem från varje e-post. Du kan också göra det från vänster sida i inkorgen. Tryck på Mer och välj Skapa ny etikett. Du måste ge det ett namn och klicka på Skapa. Då kan du också välja en färg.
Etiketterna visas till vänster på sidan. Så du kan alltid se alla e-postmeddelanden som klassificeras under den taggen .
Ett annat alternativ är färgade stjärnor. Inuti inkorgen kan du klicka till vänster om meddelandet för att sticka ut . Om du har meddelandet öppet behöver du bara klicka på Mer och Markera. Men tänk om jag vill ha andra stjärnor och färgade skyltar? Tryck så många gånger du vill ta fram den du behöver.
Om du ännu inte har aktiverat de färgade stjärnorna måste du komma till avsnittet Inställningar. Klicka bara på kugghjulet (längst upp till höger på sidan) och gå till avsnittet Stjärnor . Dra stjärnorna du vill använda till avsnittet "I bruk". Spara ändringar längst ner på sidan.
Sortera meddelanden automatiskt
Om du redan har skapat alla nödvändiga mappar och etiketter är det viktigt att du skapar en regel så att dessa meddelanden klassificeras automatiskt när du går in i inkorgen. Gå till postinställningarna och klicka på fliken Filter och blockerade adresser.
Klicka på Skapa ett nytt filter. Du måste ange de parametrar som du anser. Till exempel meddelanden från en viss avsändare (eller flera), specifika ämnen, nyckelord ... Välj sedan Skapa filter . Du kan välja olika alternativ. När du är klar klickar du på den blå knappen Skapa filter.
Aktivera förhandsgranskning
Förhandsgranskningsfunktionen är en funktion som har funnits länge, men sanningen är att den fortfarande finns i Gmail-labbet. Vad det erbjuder dig är möjligheten att läsa ett meddelande utan att behöva öppna det . Således, om du har hundratals och hundratals meddelanden att öppna, kommer den här funktionen att vara till nytta för att bättre organisera dig själv.
För att aktivera förhandsgranskningen, gå till Inställningar och fliken Labs. Hitta förhandsgranskningsfunktionen och välj Aktivera. Glöm inte att spara dina ändringar när du är klar.
Ta bort onödiga filer
Om du är en av dem som får många e-postmeddelanden om dagen, bör du börja radera onödigt innehåll. Tappa inte sikte att Google bara erbjuder 15 GB och att du snart kan fylla dem. I det här fallet är det bäst att tömma papperskorgen. Du kan också tömma skräpposten, eftersom det troligtvis kommer att samlas hundratals meddelanden där.
Men om det som oroar dig är de tyngre meddelandena, rekommenderar vi att du söker i fältet, vilket anger "större" , följt av ett kolon och den storlek du vill söka efter. Du kan till exempel ange meddelanden upp till 50 megabyte "50 m". Det enda du behöver göra är att ta bort de meddelanden som du inte behöver.
Få meddelanden på skrivbordet
Om du vanligtvis arbetar på din dator och inte vill hålla koll på Gmail-facket måste du aktivera skrivbordsaviseringar. På det här sättet ser du omedelbart de e-postmeddelanden du har fått och du kan öppna dem om du anser att de är viktiga.
För att aktivera det här alternativet, gå till avsnittet Inställningar och gå till avsnittet Skrivbordsaviseringar . Välj Aktivera nya e-postaviseringar, Aktivera viktiga e-postaviseringar eller Inaktivera e-postaviseringar. Spara ändringarna.
Gör smartare sökningar
Det är viktigt att snabbt hitta de filer du behöver för att gå vidare i ditt dagliga liv. Du kan inte slösa bort tid på att bläddra upp och ner på sidorna i din e-post . Du har olika alternativ för att begränsa dina sökningar:
- från: och ett för- och efternamn (om du vill) för att hitta alla meddelanden som någon har skickat till dig
- ämne: att hitta ett visst ämne
- har: bilaga för att hitta meddelanden med bilagor. Om du vill kan du kombinera det här alternativet med från: och personens namn för att hitta någons bilagor
- - (ett streck) för att utesluta specifika termer, om du vill utelämna specifika meddelanden som du utbytte med någon eller om ett visst ämne
- ELLER: när du inte vet hur du ska söka, till exempel från: ana ELLER från: jesús
- "" (Citat): om du vill söka efter mycket specifika ord
- () (parenteser) : om du vill gå med i två oskiljaktiga begrepp
- in: och namnet på mappen du vill hitta
Med dessa tips kommer du att ha ordnat din inkorg ganska bra. Så det enda du behöver göra är att omsätta dem i praktiken och vänja sig hur de fungerar. Om du följer dessa tips kommer din Gmail-inkorg att avundas i ditt område.