Den Word ordbehandlare är ett av de mest använda, oavsett om PC eller Mac-datorer. Det är inte alltid lämpligt att lämna ett dokument öppet, så att alla kan läsa den och ändra texten. För att undvika detta kan användaren skydda det med ett lösenord . Det är en mycket enkel och snabb procedur att slutföra, vilket kan göras när dokumentet skapas eller senare. En annan möjlighet är att använda ett lösenord för att hindra andra användare från att ändra dokumentformatet . på detta sätt kan den gå igenom flera händer utan att dess utseende ändras.
Innan vi börjar, några allmänna varningar. Det är viktigt att komma ihåg lösenordet , för om det glömmas bort går det inte att återställa det. Systemet använder lösenord på åtta eller fler tecken; det rekommenderas faktiskt att arbeta med fraser på fjorton tecken eller mer. Det är också en bra idé att kombinera siffror, symboler och stora och små bokstäver i samma lösenord. Så här skyddar du ett lösenord i Microsoft Word 2007 .
För att ställa in ett lösenord för ett dokument med Word 2007 är det första att öppna det. För det andra måste du klicka på den cirkulära Microsoft Office-knappen , som finns i det övre vänstra hörnet, och klicka på Spara som . I popup-fönstret väljer du Verktyg och sedan Allmänna alternativ . Det finns två alternativ: Öppna lösenord (för att öppna dokumentet) och Skriv lösenord(för att spara ändringarna i dokumentet). Det öppna lösenordet är det säkraste eftersom det använder avancerad kryptering. Å andra sidan är skrivlösenordet utformat så att du kan samarbeta med innehållsgranskarna vid förberedelsen av dokumentet; endast de som har tillstånd kommer att kunna spara ändringarna. Användaren kan tilldela båda lösenorden till samma dokument; idealet är att de är olika. Du kan markera kryssrutan Rekommenderad skrivskydd för att förhindra att innehållsgranskare av misstag ändrar filen. Sedan måste du klicka på OK . Därefter måste du skriva in lösenorden för att bekräfta dem och klicka på OK . Klicka sedan på Spara. Avslutningsvis frågar systemet om användaren vill ersätta det befintliga dokumentet och det är nödvändigt att klicka på Ja .
Å andra sidan är det möjligt att begränsa formatändringar . För att göra detta, välj fliken Granska och välj alternativet Begränsa formatering och redigering i gruppen Skydda dokument (till höger uppe) . I Format restriktioner avsnittet av åtgärdsfönstret väljer Protect dokument och kontrollera Limit formatering till ett urval av stilar rutan. Klicka sedan på Inställningar för att ange de format som andra användare kan ändra eller tillämpa. Inom stilar är det nödvändigt att se till att kryssrutan förBegränsa formatet till ett urval av stil . Därefter måste du aktivera kryssrutorna bredvid varje stil som du vill tillåta i dokumentet. Inom Format måste du också aktivera de befintliga kryssrutorna bredvid önskade formatformat. Klicka sedan på OK .
Det kan hända att ett meddelande visas som varnar om att dokumentet kan innehålla formateringstyper eller format som inte stöds. I så fall finns det två möjligheter. Det första är att klicka på Ja för att ta bort de format och format som inte stöds. Den andra är att klicka på Nej för att behålla dem; Detta innebär att andra användare inte kommer att kunna använda dem när de redigerar dokumentet.
Nästa steg är att öppna avsnittet Starta ansökan och klicka på alternativet Ja, tillämpa skydd . För att tilldela lösenordet som förhindrar borttagning av skydd måste du skriva det i rutan Ange nytt lösenord och sedan bekräfta det.