Att flytta runt i Excel som en fisk i vatten är viktigt om du vill utveckla ditt arbete. Även om det är sant att vi idag har flera alternativ för att skapa kalkylark, fortsätter Microsofts fortfarande att vara ett av de mest kraftfulla verktygen för att skapa datafiler .
Vad vi föreslår idag är tio enkla, men praktiska Excel-tricks som hjälper dig att behärska detta användbara verktyg . Eller åtminstone för att börja. De hjälper dig att hantera dina filer och data på ett smidigare sätt och utan att behöva komplicera dig själv.
Här är 10 användbara tips för att behärska Excel . Vi har använt den senaste versionen av Excel 2016 som en bas för de flesta bilderna, även om de flesta tipsen också fungerar med tidigare versioner av programmet.
1. Flytta data
Låt oss börja med något grundläggande. Överför data från en cell till en annan . En av de åtgärder vi utför mest när vi arbetar med ett Excel-dokument. Det är faktiskt en mycket grundläggande gest, men en som borde vara känd.
Således, om det vi vill är att flytta en kolumn med all data den innehåller , skulle det vara tillräckligt att markera den och flytta musen till kanten tills ett kors av pilar visas. Då behöver du bara dra kolumnen för att placera den på rätt plats. Om vi också vill kopiera dessa data är det bara nödvändigt att trycka på kontrolltangenten. Och dra sedan.
När vi väl har valt en Excel-kolumn flyttar du bara markören till en av kanterna tills hårkorset visas och drar sedan kolumnen
2. Välj alla
När du måste välja en hel datatabell i Excel kan arbetet vara mycket besvärligt. Speciellt om dokumentet är stort. Användningen av att välja allt är väldigt praktiskt när man till exempel exporterar data till en annan tabell. Det enda du behöver göra om du använder en version före Excel 2016 är att trycka på tangentkombinationen Control + A. Sedan kan du utföra alla åtgärder du överväger (kopiera, klipp ut ...). Om du använder Excel 2016 är genvägen som har fungerat för oss Control + Shift + blanksteg.
Du bör också veta att det finns ett ännu snabbare sätt att välja allt som fungerar i dessa versioner. Och det är att trycka på pilen som är precis i hörnet av Excel-tabellen (ovanför siffran 1 och bredvid bokstaven A). Bara ett klick räcker. Det är inte ett av de smartaste Excel-tricken på något sätt, men det sparar tid.
3. Lägg till snabb åtkomst till ett verktyg
Om du regelbundet arbetar med Excel vet du hur viktigt det är att ha alla verktyg till hands . Annars slösas mycket tid och du spenderar mer tid på att hitta knappar och genvägar än att göra ditt eget arbete. Vad gör vi då?
Tja, väldigt enkelt. Skapa snabbkommandoknappar för de verktyg vi använder mest. I princip har du med den inbyggda versionen av Microsoft Excel tre snabbåtkomstknappar som du hittar högst upp i menyn. De är Spara, Ångra skrivning och Gör om skrivning.
För att ändra eller lägga till nya genvägar är allt du behöver göra att öppna avsnittet Arkiv> Alternativ> Snabbåtkomstfält . Lägg till de knappar som du anser vara lämpliga och ta bort de som inte är användbara för dig. När du är klar väljer du OK.
Ett annat alternativ för att komma åt den här funktionen är att klicka på knappen med pilen precis till höger om snabbkommandoknapparna. Sedan öppnas en snabbmeny med de vanligaste åtkomsterna som vi kan placera. Om du klickar på "Fler kommandon ..." öppnar vi alternativfönstret som vi pratade om precis innan.
4. Begränsar data som kan matas in i kalkylarket
Tänk dig att du arbetar med data och att den bara rör sig i en serie värden. Till exempel med pristabeller vars maximala värde aldrig överstiger 10 000. I liknande fall kan det vara fördelaktigt att sätta en rad gränser för inmatning av data så att en varning utlöses varje gång vi går utanför detta intervall.
För att göra detta måste du gå till Data-alternativet högst upp och sedan Datavalidering. På fliken Konfiguration kan de olika gränserna fastställas, både genom numeriska värden och längden på texten som gör att vi kan komma in i cellen. Om vi delar arbete med andra (eller vill ställa in en påminnelse) kan vi inkludera ett inmatningsmeddelande och anpassa själva felmeddelandet.
5. Dölj rader
Ett annat användbart Excel-trick som kan ge oss mycket spel är att dölja rader som vi inte vill vara synliga. Det är att du kan dölja några kolumner med resultat som inte är intressanta eller som kan / bör förbli privata . Detta är särskilt användbart när du delar ett arbetsdokument, men som det inte är viktigt att se "bakrummet" på.
För att dölja rader är det bäst att markera cellerna i fråga och klicka sedan på kombinationen Control och 9. Du ser att de försvinner omedelbart. Om du vill återställa dem har du det ganska enkelt. Du behöver bara kombinera följande tangenter: Control + Shift + 8 . De kommer att visas omedelbart igen.
Fuzzy Search View i Excel 2010
6. Utför en suddig sökning
Som namnet antyder är fuzzy sökningar en mekanism för att hitta element eller värden som vi inte är helt tydliga eller som vi inte kommer ihåg med precision. Vanligtvis behöver du bara trycka på Control + B för att utföra en sökning i Microsoft Excel . En meny aktiveras omedelbart så att vi kan ange parametrarna.
Om du inte är så tydlig vad du letar efter kan du använda frågetecknen och asterisken . Den första används för att representera en karaktär och asterisken kan representera en eller flera.
7. Lägg till flera rader eller kolumner samtidigt i Excel
Att infoga en ny rad eller kolumn kan vara till synes lätt. Men vad händer när vi behöver lägga till mer än en rad eller kolumn och vi inte vill slösa bort tid? Oroa dig inte, du behöver inte upprepa operationen flera gånger. I det här fallet är allt du behöver göra att välja antalet rader eller kolumner du vill ha (två eller fler, i det här fallet).
Högerklicka sedan på de markerade raderna eller kolumnerna. Vad du behöver göra är att välja alternativet Infoga i rullgardinsmenyn . Omedelbart har raderna eller kolumnerna lagts till, precis till vänster om den du ursprungligen valde.
Kommentarvy i Excel 2010
8. Infoga en kommentar i en cell
Att infoga kommentarer i en cell kan vara mycket användbart om vi arbetar på ett samarbetsdokument eller om vi ska skicka det till någon. Eller till och med om vi , med att göra dokumentet ensamma , vill inkludera vägledningsanmärkningar för senare ändringar.
För att infoga en kommentar räcker det att placera oss på cellen som intresserar oss och trycka på Skift-tangenten och F2 . Du ser att en liten ruta är aktiverad där du kan inkludera all text du behöver. Den här rutan kan ändras genom att dra musen på en av gränspunkterna.
När du är klar med kommentaren försvinner den från standardvyn och indikeras av en liten ikon i själva cellen . Varje gång du svävar över den visas markören igen. Förresten, för att redigera eller radera kommentaren behöver du bara klicka på höger musknapp och välja alternativet.
9. Bläddra snabbt
Att navigera genom ett Excel-dokument med mycket data kan bli mycket tråkigt. Det bästa du kan göra i dessa fall är att använda genvägen för snabbnavigering. Tryck på kontrollknappen samtidigt som du trycker på någon annan piltangent på tangentbordet . Du kommer att se att rörelsen är snabb och smidig. Det intressanta med detta sätt att flytta är att det bara gör det mellan celler som har data, så att du snabbt hoppar över de som är tomma.
10. Inkludera värden som börjar med 0
Och vi avslutar med ett enkelt Excel-trick, men mycket användbart i vissa fall. Vanligtvis när vi lägger till ett värde som börjar med noll tar Excel bort det. Allt du behöver göra i dessa fall är att inkludera en offert före den första nollan . Så lätt. När numret har angetts visas det utan citattecken och med noll.
Det här är bara några av Excel-trick som vi kan upptäcka när vi använder programmet. Det döljer många fler, och med en ökande nivå av komplexitet.