Outlook är ett av de mest populära e-postverktygen . Vi har använt detta program i många år för att hantera vår e-post. Inte överraskande är det ett effektivt system utrustat med otaliga verktyg som hjälper oss mycket att vara organiserade.
Och det är att Outlook, förutom att fungera som ett fack för vår e-post, också fungerar som en agenda och låter oss konfigurera varningar för alla händelser eller uppgifter . Idag har vi tänkt att svara på 20 praktiska Outlook-frågor. Vi hoppas att du tycker att de är användbara.
1. Kan jag använda kortkommandon?
Självklart. Detta är en av de mest praktiska funktionerna som alla programmen i Microsoft Office-sviten har. Om du lär dig dessa kortkommandon kan du hantera din e-post snabbare . De mest använda är följande:
- Alt + S : Skicka ett mejl
- Ctrl + R : Svara på ett e-postmeddelande
- Ctrl + M : Skicka och ta emot e-post
- Alt + W : Gå till nästa e-post eller växla till veckovis kalendervy
- Alt + R : Svara alla eller växla till veckovis kalendervy
- Ctrl + G : Öppna rutan "Gå till datum" för att hoppa till den dag vi vill ha i kalendern
2. Är det möjligt att radera de meddelanden som inte intresserar mig på ett mer automatiskt sätt?
Ja, och det är ett bra sätt att hantera dina meddelanden snabbare. Allt du behöver göra är att skapa en regel. Om du till exempel är intresserad av att radera meddelanden från en viss avsändare behöver du bara göra följande: klicka på meddelandet med höger musknapp och välj sedan Skapa regel. Markera alternativet Ta bort och ange avsändaren . Glöm inte att klicka på Skapa regel eller OK när du är klar.
3. Är det möjligt att skapa en eller flera signaturer för e-post?
Självklart. Det är en av de mest klassiska funktionerna i Outlook. Om du vill skapa en signatur eller olika signaturer för dina e-postmeddelanden måste du göra följande: skriva ett nytt e-postmeddelande och öppna ett nytt meddelande. Klicka på knappen Signatur för att konfigurera den: du har möjlighet att lägga till så många du vill.
När du vill lägga till det i e-postmeddelandet behöver du bara klicka på det så att det infogas automatiskt . Upprepa samma process för alla signaturer du behöver inkludera.
4. Hur kan jag spara tid på att skriva meddelanden?
Det finns en funktion som låter oss infoga vissa snabba element i texten. De kan vara fraser eller fragment som du skriver ofta. Om du vill lägga till dem automatiskt i ett e-postmeddelande markerar du texten och klickar på Snabba objekt> Infoga . Ange ett namn. Du kan infoga dem när du vill och du behöver inte skriva om det.
5. Hur infogar jag en bild i posten?
Om du vill infoga en bild i ett e-postmeddelande så att den visas med texten du har lagt till har du det också enkelt. Istället för att lägga till en bilaga klickar du på menyn Infoga> Bild eller Clipart. Bilden klistras in direkt i meddelandets kropp och du kan redigera och ändra storlek på den som du vill.
6. Hur gör jag mer effektiva sökningar?
Du kan ofta leta efter samma sak. Till exempel de e-postmeddelanden som Marta skickar till dig. För att göra dessa sökningar mer effektiva kan du skapa en sökmapp. Skapa en ny sökmapp , välj mellan olika standardalternativ (specifika personer, viktiga e-postmeddelanden ...) och konfigurera en anpassad sökning.
För att hitta meddelanden snabbare kan du också använda filter. Inom alternativet Filtrera e-post kan du välja fliken Hem och välja vilken typ av e-post du vill se: de olästa, välj kategorier, med bilagor eller de som tas emot den här veckan.
7. Kan jag ordna min e-post bättre?
Det finns ett avsnitt från vilket du kan skapa regler. Detta innebär att om du vill kan du utföra olika automatiska åtgärder på din e-post. Och detta kommer att göra det mycket lättare för dig. Klicka bara på menyknappen Regler och varningar .
Välj Ny regel för att konfigurera det alternativ du tänker på . Du ser att du kan markera meddelanden från en viss person för uppföljning, flytta meddelanden till specifika mappar eller spela vissa ljud när du tar emot e-post från någon. Alternativen är mycket breda och helt konfigurerbara.
8. Vad händer om jag vill skicka ett meddelande utan att visa någon mottagare?
Det är en mycket enkel gest, men många glömmer det. Och detta händer mycket ofta. Om du vill skicka meddelanden utan att visa mottagare är allt du behöver göra i Outlook att lägga till alla mottagare i rutan Bcc istället för CC. På det här sättet kommer ingen att se vem som har fått meddelandet.
9. Kan ett e-postmeddelande planeras att skickas vid en viss tidpunkt?
Det är ganska enkelt att planera ett e-postmeddelande. Gå till knappen Fördröj leverans inom meddelandet i fråga. Härifrån kan du välja vilken tid du vill skicka meddelandet och många andra alternativ. På detta sätt kan du leverera ditt meddelande när du vill.
10. Hur konfigurerar jag ett automatiskt svar?
Det är semestertid, så du måste ställa in de klassiska autosvarmeddelandena. De är mycket användbara för att varna våra kontakter om att vi inte kommer att vara tillgängliga under vissa dagar. För att ställa in den väljer du Arkiv> Automatiska svar> Skicka automatiska svar.
Du kan ställa in ett specifikt intervall för att dessa meddelanden ska skickas automatiskt. Även om du också kan inaktivera svaren manuellt. I utrymmet Inom min organisation måste du skriva svaret som intresserar dig och klicka på OK.
11. Har jag möjlighet att lägga till anteckningar eller påminnelser?
Naturligtvis har vi redan angett att Outlook är ett mycket användbart verktyg för att hantera e-post, men också för att fungera som assistent. Du kan lägga till anteckningar genom att klicka på följande kommandot Ctrl + Skift + N . Du kommer att se att omedelbart en typ av anteckning som liknar en post-it visas, som du kan hänga i vilket utrymme som helst.
Först har den en gulaktig ton, som den riktiga post-its , men du kan ändra tonen med den färg du vill ha. Då kan du hantera dessa anteckningar som det passar dig.
12. Kan jag skapa en distributionslista?
Ja, det är ett mycket praktiskt alternativ så att du inte behöver lägga till samma avsändare som alltid i en e-post eller distributionslista. Välj namnet på din kontaktgrupp inom namnutrymmet.
Därefter måste du välja de olika medlemmarna. Du kan göra det från kontaktboken. Spara och stäng sedan. Din distributionslista har redan skapats och du kan skicka de vanliga meddelandena du vill ha .
13. Hur sparar man plats?
Trögheten från dag till dag gör att meddelandena samlas många gånger. Inom filavsnittet har du olika alternativ som du kan se genom att klicka på knappen Rengöringsverktyg. Här hittar du Rengöring av postlådan, mappen Töm borttagna objekt och Arkiv . Använd dem regelbundet för att hålla allt i ordning.
14. Kan jag använda Gmail i Outlook?
Svaret är ja. Och det kommer att vara till nytta om du föredrar att använda Outlook för att organisera dig själv. Öppna Gmail och klicka på avsnittet Inställningar. Välj sedan Aktivera IMAP-alternativet på fliken Vidarebefordran och POP / IMAP-e-post . Spara ändringarna.
Därefter måste du komma åt din e-post och ange informationen som motsvarar kontot. Du har de uppgifter du behöver nedan. Gå till kontoinställningar i Arkiv för att ange dem och börja njuta av din Gmail-e-post i Outlook.
15. Hur gör jag en säkerhetskopia av mina e-postmeddelanden?
Säkerhetskopior är viktiga om vi vill bevara de viktigaste e-postmeddelandena. Speciellt om vi använder dem för arbete. Välj Arkiv> Öppna> Importera. Välj alternativet Exportera en fil. Välj Outlook-datafil (.pst) och klicka på Nästa.
Välj det konto / den mapp du vill säkerhetskopiera, välj en plats där filen ska sparas och klicka på OK. Du kan också lösenordsskydda den.
16. Hur skapar jag mallar?
Öppna ett nytt meddelande och skriv den mall du vill ha. Det borde vara en text som du skickar ofta och som du inte behöver upprepa i den meningen. När du är klar väljer du Arkiv> Spara som> Spara som typ> Outlook-mall . Ange ett mallnamn och spara.
För att använda mallen i Outlook, gå till Hem> Nytt> Nya objekt> Fler objekt och välj formulär . Tryck på Sök in> Användarmallar i filsystemet. Du ser att mallmappen öppnas och att du måste rädda den mest lämpliga. Välj Öppna, lägg till mottagare och skicka.
17. Hur håller jag dagordningen mer synlig?
Outlook-kalendern är mycket användbar, men för att komma åt den måste du söka lite. Ett intressant alternativ är att ladda ner det här tillägget, vilket gör att du kan installera agendan som datorns bakgrund . På detta sätt kommer du att ha alla möten och uppgifter i sikte. Det heter Outlook On Desktop och måste laddas ner som extra.
18. Kan jag gruppera meddelandena?
Med Gmail är vi vana vid att se meddelanden grupperade efter konversationer. Tja, lyckligtvis i Outlook kan du göra detsamma. För att gruppera dina meddelanden, gå till fliken vy och välj alternativet Visa som konversationer. Inuti kan du "Ordna efter" och välja olika sätt att konfigurera dina e-postmeddelanden.
19. Kan jag konfigurera olika vyer?
Självklart. Outlook låter dig konfigurera vyerna i din e-postinkorg som du vill. Så du kan bestämma om du vill se en förhandsvisning av meddelandena, välja att inte öppna dem eller välja en höger, vänster eller horisontell vertikal vy. Alternativen är flera, så för att testa den konfiguration som bäst passar din arbetsrytm är det bäst att du öppnar avsnittet Visa.
20. Vad händer om jag bara vill få meddelanden om de viktigaste meddelandena?
Om du är två som tar emot dussintals och dussintals meddelanden om dagen, kan det vara intressant att konfigurera ett alternativ för att bara få de viktigaste meddelandena. Gå till Arkiv> E-post och gå till avsnittet Ankomst av meddelandet. Vi rekommenderar att du konfigurerar det här avsnittet så att det bara får meddelanden om vad som intresserar dig. Samtidigt har du möjlighet att konfigurera hur du vill att skrivbordsvarningarna ska vara.