Om du åker på semester måste du lämna allt bundet och väl bundet. Om du vanligtvis kommunicerar med dina kunder, medarbetare och medarbetare via e-post, kommer det att vara nödvändigt för dig att aktivera de så kallade automatiska svarsmeddelandena för att meddela dem att du njuter av en viloperiod och att du fram till din återkomst inte kommer att kunna svara på dem för att hantera deras begäran . För bara några dagar sedan berättade vi för dig hur du aktiverar det automatiska svaret i Gmail . Om du använder Outlook måste du dock följa ett annat förfarande. Att ställa in det tar bara några minuter. Du kommer att se att det är väldigt enkelt om du följer dessa tips:
1) Om du använder Outlook 2010 behöver du bara öppna programmet och klicka på Arkiv- menyn > Information> Automatiska svar .
2) Klicka på knappen Automatiska svar och välj alternativet Skicka automatiska svar . En installationsmeny aktiveras snabbt. En slags assistent där du kan skriva meddelandet du vill skicka till dina kontakter.
3) Först, ja, du måste välja hur länge du vill skicka svaret utanför kontoret till de personer som kontaktar dig. Du kan välja ett datumintervall , till exempel från den dag du börjar på semester till samma dag som du återvänder. Om du inte anger slutdatum måste du inaktivera sändningen av meddelanden manuellt, gå tillbaka över dina steg och ändra inställningarna.
4) Nu kan du skriva ditt meddelande. Längst ner på menyn hittar du en vit ruta där du kan lägga till texten, om du vill genom att redigera teckensnitt, storlek och färger och ange en länk, om du vill omdirigera dina avsändare till en specifik webbplats.
Vid den här tiden måste vi berätta att du kan konfigurera två typer av meddelanden . En för dem som är inom din organisation (om du vill ange att du är borta, även om de troligen redan vet) och en för dem som är utanför, människor som inte behöver veta att du är på semester, att Om du inte har meddelat dem personligen.
5) Slutligen, har du också möjlighet att skapa regler så att det automatiskt svar systemet är så effektivt som möjligt och inte blir en maskin för att bombardera meddelanden till alla. Några konfigurerbara alternativ tillåter dig att vidarebefordra det inkommande meddelandet till en annan kollega som kan svara eller hantera ärendet åt dig, få meddelandet vidarebefordrat till ett annat Gmail- eller Hotmail-konto så att vi kan granska det genom våra privata konton, radera meddelanden från vissa avsändare eller ordna meddelanden i mappar så att när vi återvänder till jobbet kommer vi inte att befinna oss i en helt kaotisk inkorg.
För att lägga till någon av dessa regler (det finns dussintals alternativ för att klassificera och hantera meddelanden medan vi är borta) behöver du bara klicka på knappen Lägg till regel eller Redigera regel för att ändra den.
Foto av: Rick Scully och TripShake